Communie & lentefeest
Een feest om nooit te vergeten begint met een plan dat rust brengt.
Bij een communie of lentefeest komt heel wat kijken. Zelfs de meest ervaren partyplanner ziet al eens iets over het hoofd. Met deze tijdlijn plan je stap voor stap: van budget en gastenlijst tot de laatste bedankjes.
Tip van HUPSA: begin 4 tot 5 maanden op voorhand en werk fase per fase. Zo blijft er op de grote dag vooral tijd over om samen te genieten.
4-5 maanden voor het feest
Bepaal een budget en hou daar aan vast
Dit doe je best nu al want ongetwijfeld zal je tot de dag zelf honderd en één zaken voorbij zien komen, maar zo loopt het totale kostenplaatje snel op. Bepaal daarom een budget en hou je daar aan vast.
Check meter en peter
Vraag op tijd aan meter en peter wanneer ze aanwezig kunnen zijn voor je een definitieve datum vastlegt.
Leg de definitieve datum vast
Dit kan natuurlijk de dag zelf zijn, maar niets belet je om het feest bijvoorbeeld enkele dagen of een weekje later te organiseren. Dit geeft jou alvast wat minder stress op de dag zelf als je het feest bij je thuis organiseert.
Kies een locatie
Je kan een feestzaal huren of het feest bij je thuis organiseren. Waar precies hangt een beetje af van de hoeveelheid werk en voorbereiding dat je wil treffen voor het feest. Wil je naar zo weinig mogelijk omkijken? Dan kies je best voor een feestzaal.
Reserveer het springkasteel op tijd
Een springkasteel is vaak een van de blikvangers van het kinderfeest. In de communieperiode zijn populaire modellen snel volgeboekt, dus reserveer zo vroeg mogelijk. Bekijk de springkastelen van HUPSA Party en leg je favoriet meteen vast.
3-4 maanden voor het feest
Stel de gastenlijst samen
Familie en grootouders uiteraard! Maar wil je ook goede vrienden uitnodigen? Als er niet veel neven en nichtjes in de familie zijn en je organiseert het feest op een andere dag, kan je er voor kiezen om vriendjes van de communicant uit te nodigen.
Ga voor een thema
Niets zo leuk om het hele feest in te kleden rond een bepaald thema zoals bijvoorbeeld een hobby of het favoriete dier van de communicant. Brainstorm even met hem/haar want een themafeest zal de dag voor de communicant helemaal onvergetelijk maken.
Op zoek naar een fotograaf
Deze leg je best ook tijdig vast, want in de communieperiode is die heel erg druk bezet. Weet je nog niet op welke locatie je communiefoto’s wil laten nemen? Bespreek dit dan even met de fotograaf. Hij of zij zal ongetwijfeld wel verborgen plekjes weten om de perfecte foto te maken.
De perfecte outfit voor iedereen
Op de speciale dag dient iedereen er opperbest uit te zien. Ga dus nu al op zoek naar de perfecte outfit voor de communicant en de rest van het gezin. Zo dicht bij het feest zal het feestbeest normaal geen volledige maat meer groeien.
Het feestmenu
Heb je voor een feestzaal gekozen, dan is de keuze voor een traiteur wellicht het meest logisch. Maar een traiteur kan ook als je het feest thuis organiseert. Doorgaans is een traiteur wat duurder dan zelf aan het fornuis staan, maar hierdoor kan je meer genieten van het feest zonder zelf heel druk in de keuken te hoeven zijn.
2-3 maanden voor het feest
Communiefoto’s
Kies een mooie zonnige dag en ga met de fotograaf op fotoshoot om communiefoto’s te maken. Deze kan je vervolgens gebruiken om te laten drukken op uitnodigingen en bedankjes.
Afspraak bij de kapper
Maak op voorhand een afspraak met je kapper en probeer eventueel ook enkele kapsels op voorhand uit.
Uitnodigingen maken
Een spannend moment en eentje waar wel wat werk aan is. Begin hier dus op tijd aan. Je kan de communiefoto’s gebruiken om de uitnodigingen op te fleuren. De uitnodigingen laten drukken kan bij een drukker, maar het kan net zo goed via een online afdrukservice.
1-2 maanden voor het feest
Menukaartjes laten drukken
Als je een thema hebt uitgekozen voor het feest, dan kan je de menukaartjes best in hetzelfde thema maken. Zo passen ook de menukaartjes in de stijl van het feest en trek je de lijn helemaal door.
Bedankjes maken
Toch wel leuk om aan iedere gast een bedankje te geven aan het eind van het feest. Zij brengen immers ook heel wat cadeautjes mee voor de communicant. Laat je creativiteit de vrije loop door zelf bedankjes te maken, maar je kan net zo goed online kant-en-klare bedankjes kopen die je kan laten bedrukken met een communiefoto.
Uitnodigingen versturen
In alle hectiek van de voorbereidingen zou het enorm zonde zijn om deze stap te vergeten! Stuur rond deze tijd de uitnodigingen zodat alle gasten de mogelijkheid hebben om hun agenda tijdig te blokkeren.
Feestversiering en tafeldecoratie
Ook met versiering en tafeldecoratie kan je je creativiteit de vrije loop laten. Heb je samen met het feestvarken een thema geselecteerd voor het feest? Zorg dan dat je versiering en tafeldecoratie in hetzelfde thema aankoopt. Dit maakt het feest tot één geheel waarbij het thema volledig zichtbaar wordt.
1 maand voor het feest
Check de gasten
Uitnodigingen verstuurd, maar een extra belletje naar de gasten kan nooit kwaad. Zo weet je meteen of zij aanwezig zullen zijn of niet. Houdt een lijstje bij zodat je precies weet hoeveel gasten je zal mogen verwelkomen.
Voorzie voldoende materiaal
Organiseer je het feest thuis? Tel vooraf hoeveel tafels, stoelen, statafels, servies en ander materiaal je nodig hebt. Wat je zelf niet in huis hebt, kan je lenen of huren. Bij HUPSA Party kan je onder meer tafels, klapstoelen en statafels huren; ook voor een tent en ander feestmateriaal kan je er terecht.
Geef het precieze aantal gasten door aan de traiteur
Beter te veel dan te weinig zeggen we wel eens, maar als je met een traiteur werkt is het ook zonde om te hoeven betalen voor gasten die uiteindelijk niet aanwezig zullen zijn. Geef dus het precieze aantal gasten door aan de traiteur op basis van het lijstje in stap 18.
1 week voor het feest
Boodschappenlijstje
Ongeveer een week voor het feest maak je een boodschappenlijstje van alle spullen die je nodig hebt. Organiseer je het feest thuis, dan kan je nu al enkele zaken die langer houdbaar zijn in huis halen.
Dagje klein verlet
Wordt het allemaal even te veel of heb je gewoonweg wat extra tijd nodig om alles klaar te krijgen voor de grote dag? Vraag dan bij je werkgever een dag klein verlet aan. (Opgelet, dit kan je enkel aanvragen voor een plechtige communie!)
1-2 dagen voor het feest
Het huis party klaar maken
Nog even het huis kuisen, de tuin opruimen zodat er voldoende plek is voor het springkasteel en je kan starten met de feestversiering. Eventueel kan je de tafels en stoelen alvast schikken als je het feest thuis organiseert.
Hapjes en drankjes
Heb je nog niet alles in huis, dan is dit een perfect moment om dat alsnog te doen. Voorzie voldoende drankjes voor jong en oud. Eventueel kan je al enkele hapjes klaarmaken zodat je de dag zelf hieraan zo weinig mogelijk hoeft te doen.
Tijdens het feest
Check, check, dubbelcheck
Het is zover! Neem deze checklist ’s ochtends nog even bij de hand en overloop nog even ieder punt voor een check, een check en een dubbelcheck. Zo start je met een gerust gemoed de dag wat je een pak stress zal besparen als alles gasten aanwezig zijn.
Pakjesafspraken
Dit is optioneel, maar voor jou wel superhandig. Je kan met het feestvarken een afspraak maken dat alle pakjes pas geopend worden zodra alle gasten aanwezig zijn. Dit is handig om foto’s te maken van het uitpakmoment en zo hoef je niet de hele dag inpakpapier op te ruimen!
Leg belangrijke momenten vast
In zowat iedere familie heb je wel een nonkel die op een feestje graag met een fototoestel rondloopt. Is die er bij jou niet dan kan je er voor kiezen om zelf foto’s te maken of je fotograaf hiervoor in te schakelen. Dit laatste is voor jou dan weer prettig zodat jij je met andere zaken kan bezig houden tijdens het feest.
Vergeet de bedankjes niet!
Tijdens het feest is het supergezellig waardoor je de bedankjes nog wel eens zou kunnen vergeten. Zet de bedankjes daarom op een plek dicht bij de uitgang, zo gebruik je dit als een geheugensteuntje als je je gasten naar buiten begeleid.
Na het feest
Opruimteam
Tja, na feesten dient er ook opgeruimd en gekuist te worden. Veelal kan je rekenen op de grootouders, maar vele handen maken licht werk. Durf dus zeker om bijvoorbeeld je zus of broer te vragen om even een handje toe te steken.
Bundel de mooiste herinneringen in een fotoboek
Na het feest heb je enerzijds de communiefoto’s en ongetwijfeld ook veel foto’s van het feest zelf. Heel erg prettig om deze digitaal beschikbaar te hebben zodat je deze niet kan verliezen, maar nog prettiger is om een fotoboek te ontwerpen van de mooiste foto’s. Zo kan je dit bij het volgende familiefeest er nog eens bij nemen om herinneringen aan dit topfeest op te halen!